Plan International Suomi

Plan International on riippumaton lastenoikeusjärjestö, joka toimii yli 70 maassa ja on edistänyt lasten oikeuksia Suomessa vuodesta 1998. Koronapandemian rantautuessa Suomeen Plan International Suomi halusi taata työntekijöilleen turvallisen työympäristön toimistolla ja rajoitti käytössä olevien työpisteiden määrää.

”Olisi tärkeää tietää toimistolla työskentelevien henkilöiden nimet, jotta mahdollinen jäljitys onnistuisi helposti tartuntatapauksen ilmetessä.”
— Kirsi Tuovinen, HR-päällikkö

Alkuvaiheessa varauksia hallinnoitiin Excel-tiedostolla, mutta ratkaisu ei tukenut osapäivätyöskentelyä tai äkillisiä peruutuksia ja sitoi henkilöresursseja. Työntekijöille tärkeitä kriteerejä olivat työpisteen varaaminen, peruuttaminen ja varausasteen seuraaminen — työnantajalle kriittisiä olivat paikkalukujen itsenäinen muokkaaminen tautitilanteen muuttuessa sekä henkilötiedot altistumistapauksissa.

Timeworks Meeting -järjestelmän käyttöönotto korvasi Excelin kokonaan. Järjestelmä mahdollisti ennakkovaraukset, samankaltaiset varaukset sekä toistuvat varaukset pidemmille ajanjaksoille.

”Admin-tunnuksilla työpisteitä voi lisätä tai vähentää nopeasti.”
— Kirsi Tuovinen

Käyttöön otettiin myös laitevaraustoiminnallisuus yhteiskäyttöisten välineiden hallintaan, ja työpisteen voi varata myös työkaverille — tietyt työtehtävät on helpompi hoitaa kasvotusten.

Timeworks Meeting -toiminnallisuudet Plan International Suomelle:

• Työpistevaraukset — ad hoc, ennakkoon ja toistuvina
• Mahdollisuus varata työpiste työkaverille
• Varauksen tehneiden työtovereiden näkyminen
• Varausmuistutukset
• Laitevaraus yhteiskäyttöisille laitteille
• Kertakirjautuminen (SSO)

”Järjestelmästä on hyötyä myös koronapandemian jälkeen etätyöskentelyn lisääntymisen takia.”
— Kirsi Tuovinen